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結婚式二次会の受付名簿の作り方。

受付名簿はスムーズな受付業務のポイント!

結婚式二次会の受付で必須なのが受付名簿。
当日、正確な出席人数を把握する為にも、実際に誰が出席して、誰が欠席したのか把握する為にも必要です。

そんな受付名簿ですが、日が近づき、いざ作ろう!となったとき、

「あれ?どうやって作れば良いんだ?」

と思う方、意外と多いんです。

しっかりとした受付名簿がないと、結婚式二次会の受付もスムーズにいきません。 そうならない為に、受付名簿の作り方をまとめていきます。

1.必要な情報

出席する人の名前、ふりがな、性別は必須です。
同じ苗字の人もいるので名前は出来る限りフルネームで記載しておきましょう。
披露宴と違い、新郎側か新婦側かの情報は必要ありません。

2.男女で表を分ける

当たり前ですが受付に来たゲストが男性か女性かは簡単に見分けがつきます。
男性と女性で表を分けておけば、それぞれの表に乗っている人数が少なくなる分、ゲストの名前を見つけやすくなります。
名前を早く見つけられれば、その分、受付がスムーズになります。
ちょっとした事ですが、男女で表を分けるだけで、受付効率がかなりアップします。

また、男女で表を分けておけば、後で会費の集計をする際も便利です。
結婚式二次会は男女で会費が違う事が多いです。
会費がいくら集まったか計算するには、男女それぞれ何人来たか数え、会費を掛け合わせて会費収入の合計額を出します。
その何人来たか数える際、表が男女で分かれていると、とても数えやすくなります。
数え間違いの防止にもなっちゃいます。

3.五十音順に並べる

男女で分けた表をそれぞれ五十音順で並べ替えます。
これで、名前をすばやく見つけられるようになります。
また、この並び替えをする為にも、ふりがなは必要な情報になってくるわけです。

4.印刷は2in1で

結婚式二次会の受付は披露宴の受付と違い狭いことが多いです。
また、受付名簿の枚数が多いと受付の効率も下がってしまいます。
そこで有効なのが、2in1で印刷すること。

2in1にすると用紙1枚を横向きで2ページ分印刷できます。
必要なスペースも枚数も減らせて言う事なしです。

まとめ

結婚式二次会の受付は混み合うもの。
あまりに受付に時間がかかってしまうと結婚式二次会の開始時刻自体が遅れることにもなりかねません。
少しでもゲストを待たせる時間を減らす為にも、受付名簿をしっかり作成して当日に臨みましょう。


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